包袋管理ソリューション

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包袋管理に悩む特許事務所(特許業務法人)様へ

  1. 弁理士、技術担当、業務担当の出入りの包袋ファイル業務多大(知財発明の特許出願経過書類)。
    遅れ、もれ、ミス間違いも発生。
  2. 庁指令や速報など特許庁インターネット出願ソフトでダウンロード、有効活用したい。
  3. 国際郵便、FAXファックス、emailなど大量書類の山。分類整理に費やす担当者の苦労。
  4. 海外代理人と時差や言葉文化も違いケアレスミス。再度国際便で出願も遅れてしまう。

 

包 袋 管 理 ソ リ ュ ー シ ョ ン

包袋(特許事務所、特許業務法人における知財・発明の特許出願経過書類)の
ファイル振り分け・分類整理の自動化を基盤とした
システムソリューション構築サービス

 

 

 

貴所の包袋ファイル管理はこう変わる

  1. 包袋(知財・発明の特許出願経過書類ファイル)はルールに従い各担当へ、各部門へ自動振り分け。弁理士、技術担当者、業務担当者への包袋ファイル自動振り分け(仕分け)は業務効率を劇的に改善。各担当の残業も減るなど人件費削減に、人的ミス間違いも激減。
  2. 包袋が振り分けられると弁理士、技術担当者、業務担当者へメール直行。早め早めの確認、対応も出来るようになり、部門部署間の業務連携も潤滑になり業務品質も向上。
  3. 特許庁インターネット出願ソフトからダウンロードした庁指令等も一括ファイル振り分け。excelやword等で作ったコメント入力用テンプレート等もメールに添付して一斉発信も。
  4. 海外代理人からの国際郵便やファクシミリも、電子データになっていれば一括ファイル振り分け。※電子文書交換ソリューション(高セキュリティ暗号化を用いた国際電子文書交換取引システム)も実績あり。ぜひ御相談ください。
  5. 特許業界に精通したノウハウと実績、貴所のかゆいところに手が届いた中間業務サポート。ファイルリネーム、フォルダ生成、移動、圧縮ファイル一発解凍PDFデータ抽出変換 ほか豊富なカスタマイズ実績。
  6. 既存サーバー、他システムとのデータ連携も可能。今ある環境の有効活用でコストを抑えた改善。

 

スクリーンショット抜粋

 

導入事例

・A社は、以前から包袋管理の担当者間ワークフロー等の改善策を探っていた。郵便、ファックス、メールで来る大量書類の振り分けなどは、人手で担当別、目的別などで長テーブル上に分ける(山積み)ような原始的な方法もあった。

知財発明の出願機密書類(極秘)を大量に生産やり取りする特許事務所という特性から、電子化という課題はなかなか難しい問題といえる。なおさら外国との機密文書交換取引は、より慎重に行わなければならない。

結果、難題を協議し分野にて包袋管理ソリューションの導入を決定した。例えば以前は数人で人手で行っていたような振り分け作業など、1人のパソコン操作者だけ更には並行業務も可能になるなど合理化に成功し、業務意識改革も進んだ。

 

 

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